Um bom sistema de lembrete de consultas serve 3 objetivos: garantir que o paciente não falta à consulta; assegurar a boa saúde oral dos seus e ajudar a construir uma relação mais próxima com este.
Se ainda continua a usar um sistema manual, com a rececionista a ligar a todos os pacientes não está a tirar total proveito do seu software de gestão clínica.
Vamos explicar-lhe porque é que deve usar lembretes de consulta automatizados. Imagine o seguinte cenário:
Imagine uma clínica com 3 consultórios médicos, cada um com uma média de 10 consultas diárias.
Se a receção tiver de ligar a esses 30 pacientes e demorar 2 minutos na chamada para confirmar a consulta, ao fim do dia a rececionista perdeu 1h nesta tarefa.
Pode não parecer muito, mas ao fim de uma semana estamos a falar de 5h. E se considerarmos os típicos 22 dias de trabalho, são 22h “desperdiçadas”, isto é, quase 3 dias de trabalho.
Como implementar um sistema de lembrete de consultas?
1. Identifique os pacientes que precisam de ser chamados para voltar à clínica
Na lista de pacientes que precisam de ser contactados inclui-se, por exemplo, os pacientes que têm uma consulta marcada, mas também aqueles cuja visita à clínica foi há mais de 6 meses e não têm nenhuma marcação prevista.
Para o primeiro grupo, pode definir que 24h ou 48h antes da marcação, é enviado um lembrete automático para todos os pacientes. No NewSoft DS pode personalizar essa mensagem e o tempo de antecedência com que o aviso é enviado.
Para o outro grupo, pode exportar relatórios com os dados dos pacientes que já não visitam a clínica há algum tempo e enviar apenas para esses uma mensagem a convidá-los a vir fazer um check-up de rotina.
2. Personalize o contacto com o paciente
A mensagem que envia deve ser clara, direta e personalizada. Deve identificar não só o nome da clínica, mas também o nome do paciente que irá receber a mensagem. No NewSoft pode definir se quer utilizar só o primeiro nome, nome e apelido ou até o nome completo.
O importante é que o paciente sinta que foi uma mensagem criada apenas para si e em vez de algo genérico.
Damos o exemplo de um mensagem modelo:
“Bom dia, Maria. Relembramos que tem uma consulta de Ortodontia marcada para o dia 17/12 às 11h00 na Clínica Sorriso.”
Pode também acrescentar um pedido para o paciente contactar a clínica caso não possa comparecer. Algo do género:
“Bom dia, Pedro. Relembramos que tem uma consulta de Ortodontia marcada para o dia 6/12 às 9h30 na Clínica Sorriso. Caso precise de reagendar, pedimos que nos contacte através do 229 999 999. Obrigado.”
Se quiser, pode ainda usar o canal bidirecional e dar a possibilidade de o paciente responder à mensagem para confirmar ou desmarcar a consulta. Ao responder “SIM” ou “NÃO”, é diretamente alterado o estado da marcação na agenda do médico no NewSoft DS.
O cuidado do paciente deve ser sempre o foco da clínica. Por isso mesmo, há que ter em atenção que para pacientes com mais idade ou menos à vontade com a tecnologia, as mensagens de texto podem não ser a forma ideal de os contactar.
Para esses pacientes, o NewSoft DS tem um espaço na Ficha de Paciente, onde pode deixar a indicação de que o paciente prefere ser contacto por chamada telefónica.
Conclusão
É essencial ter um sistema de lembretes de consulta automatizados para poupar tempo e recursos. Nesse caso o envio de SMS é o canal mais vantajoso para fazer o recall.
No entanto, a clínica tem sempre de se adaptar às necessidades dos seus pacientes. Mesmo que tenha de ligar para alguns, o tempo gasto nesta tarefa será sempre menor do que se tivesse de ligar para todos.
Se tiver interesse em saber mais sobre o serviço de SMS automáticos, contacte-nos em info@imaginasoft.pt
Partilhar nas redes sociais