Manter uma agenda cheia, mas equilibrada e com tempos de espera reduzidos pode parecer um desafio. Neste artigo partilhamos estratégias que vão ajudá-lo a melhorar o agendamento de consultas e a experiência da clínica e dos pacientes.
1. Calcule os tempos médios de cada procedimento
Para garantir que aproveita a máximo a sua agenda, deve ter noção do tempo médio que demora cada tratamento ou procedimento. Desta forma, consegue prever a duração necessária para essa consulta e agendar a próxima de acordo.
Anote as últimas 10 vezes em que realizou esse procedimento e adicione uma margem de 10 minutos para observações, responder a questões do paciente, etc. Para procedimentos mais complexos considere também o tempo de preparação – por exemplo, tratamentos que envolvam anestesia.
2. Implemente sistemas para todos os procedimentos
Ao criar uma rotina para as suas consultas e para cada procedimento, consegue aperfeiçoar-se e tornar a sua consulta o mais eficiente possível.
No entanto, é importante que continue a ter em atenção uma boa experiência do paciente e não veja a consulta como algo automatizado.
3. Utilize lembretes de consulta automáticos
Os lembretes de consulta vão evitar que os seus pacientes se esqueçam da consulta e faltem sem aviso. Com esta ferramenta consegue reduzir até 60% este tipo de faltas. Conheça o nosso serviço de SMS Reminder e as suas vantagens neste artigo.
Além disso, se tiver um sistema que permita que o paciente responda à mensagem para confirmar ou cancelar a consulta, ainda vai a tempo de preencher essa vaga. Pode contactar, por exemplo, pacientes que estejam em lista de espera para ocupar essa vaga.
O nosso serviço de SMS Reminder também tem a opção de canal bidirecional, que faz com que o paciente possa responder à mensagem. Depois, a consulta é automaticamente confirmada ou desmarcada na agenda do médico no NewSoft DS.
4. Deixe algum espaço em branco na agenda
É importante deixar também algum espaço em branco na agenda entre consultas para que tenha oportunidade de fazer uma pequena pausa.
Considere 10 minutos vagos entre consultas e aproveite esse tempo para beber água, comer, esticar as pernas, ir à casa de banho, ou simplesmente descansar.
O burnout é um problema cada vez mais grave na Medicina Dentária e estas pequenas pausas vão ajudá-lo a sentir-se menos stressado. Pode ler mais sobre o stress nos médicos dentistas neste artigo.
5. Tenha horários flexíveis
Para muitas pessoas, encontrar uma hora para visitar o dentista durante o “horário normal” das 9h às 19h pode ser complicado. Nesse sentido, tenha um ou mais dias com horários mais flexíveis.
Por exemplo, abrir a clínica das 9h às 13h ao sábado, nem que seja só uma vez por mês, já faz uma diferença grande. Aliás, este benefício pode ajudá-lo a conquistar novos pacientes que tenham esta dificuldade de tempo.
6. Faça as reuniões de equipa logo de manhã
Se a sua equipa clínica costuma reunir para discutir o planeamento do dia, faça essa reunião logo de manhã e estabeleça um período máximo para a reunião
Outra sugestão, é que tenha um moderador que guie a reunião para se certificar que não se alongam demasiado ou discutem assuntos que podem ser falados noutra altura.
7. Marque a próxima consulta do paciente no final de cada visita
No final da consulta, acompanhe o paciente até à receção e convide-o a marcar logo a próxima consulta. Por um lado, isto vai ajudá-lo a fazer um agendamento antecipado. Por outro lado, garante que o paciente não se esquece de marcar a próxima consulta e que tem de o relembrar mais tarde.
Conclusão
Com estas dicas vai poder otimizar o processo de agendamento, facilitar o trabalho da receção e melhorar a experiência do paciente. Se gostou do artigo, aproveite para comentar e partilhar com a sua equipa.
Partilhar nas redes sociais