Fazer um agendamento de consultas equilibrado pode ser complicado, principalmente quando os pacientes faltam à consulta sem qualquer aviso.
De repente, a clínica tem um espaço livre na agenda e, como foi tão em cima da hora, já não o consegue preencher com outro paciente.
Isto tem um impacto negativo na rentabilidade da clínica porque significa que há um gabinete livre desnecessariamente e um médico e uma assistente que não estão a “produzir”.
A solução para evitar este tipo de situações é enviar lembretes de consulta automáticos aos seus pacientes através do NewSoft DS.
Como funcionam os SMS enviados através do NewSoft DS?
Uma das funcionalidades do NewSoft DS é a comunicação com os pacientes através do envio de SMS. Estes podem ser editados e enviados manualmente ou enviados de forma automática e seguindo um template pré-definido.
Primeiro, a sua clínica compra um pack de SMS. Existem vários packs e pode escolher o que se adequa melhor à dimensão da clínica e à média de consultas por mês.
Depois, na Imaginasoft criamos o seu login e palavra-passe e fazemos as configurações de vários tipos de mensagens, entre elas a dos lembretes de consulta. Com a sua ajuda, escrevemos os textos das mensagens-tipo e definimos a antecedência com que deseja enviar a sua mensagem.
No caso específico dos lembretes de consulta sugerimos enviar entre 24 a 48 horas antes da consulta. Isto para que o paciente tenha tempo de confirmar a consulta ou reagendá-la. Desta forma, caso o paciente precise de reagendar, a clínica tem tempo de contactar outro paciente para ocupar essa vaga.
Quais as opções disponíveis?
Os SMS funcionam numa lógica de carregamento. Se quiser usar este serviço na sua clínica, tem duas soluções:
1) Pode optar pelos packs únicos, que vai usando consoante as suas necessidades e que não têm data de validade, isto é, não expiram ao fim de determinado tempo. Nesta modalidade temos 3 packs – de 1.000, 5.000 e 20.000 créditos. Quando chegarem ao fim, carrega novamente com mais créditos.
2) Por outro lado, pode optar por adquirir este serviço dentro do nosso Pack Premium promocional. Neste caso, a clínica tem sempre 500 créditos mensais que expiram ao fim do mês e começam do zero no mês seguinte.
A diferença entre a primeira opção e a segunda é o facto de na segunda as mensagens não acumularem de um mês para o outro. Assim, só tem aquele aquele mês para usar as 500 SMS.
Nos dois casos pode também ativar o canal bidirecional e permitir ao seu paciente responder à mensagem para confirmar ou cancelar automaticamente a consulta.
Se o paciente responder “SIM” à mensagem de texto enviada pelo NewSoft DS, a sua consulta fica automaticamente “Confirmada” na agenda do médico. Se o paciente responder “NÃO”, a consulta passa a aparecer com o estado “Desmarcada” no NewSoft DS. Neste caso, sabe que irá ser necessário contactar o paciente para reagendar uma nova consulta.
Quais as vantagens de enviar lembretes de consulta?
- Redução da taxa de pacientes no-show em 60%, já que o esquecimento é o principal motivo pelo qual os pacientes faltam. Pode ler mais nosso artigo.
- Rapidez na entrega da mensagem, que demora menos de 7 segundos;
- Maior probabilidade de sucesso na leitura da mensagem, já que 90% das pessoas abre a mensagem nos primeiros 3 minutos após a receção;
- Maior taxa de abertura (97%) do que um e-mail (22%);
- Redução de gastos ao centralizar a comunicação entre clínica e paciente no NewSoft DS;
- Desenvolvimento de uma comunicação mais direta e personalizada com o paciente;
- Maximização da produtividade interna, ao libertar tempo dos assistentes para outras tarefas;
- Aumento da notoriedade da clínica, que é percecionada como inovadora e a par das tendências.
Conclusão
Os SMS são cada vez mais utilizados pelas clínicas para comunicarem com os seus pacientes porque além de serem muito mais rápidos, permitem a aproximação do paciente. Se tiver interesse neste serviço, contacte-nos em info@imaginasoft.pt para conhecer os valores dos packs e descobrir a solução mais adequada à sua clínica.
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