Como tornar a receção da clínica mais organizada?

A receção é o cartão de visita da clínica. Assim, é importante que esta seja o mais apelativa e organizada possível por dois motivos. Primeiro, para garantir um ambiente de trabalho mais positivo. E segundo, para causar uma boa primeira impressão aos pacientes.

Neste artigo falamos de quatro pontos que ajudam a tornar a receção mais agradável e produtiva.

Analise o trabalho e recursos disponíveis

Antes de fazer qualquer alteração, analise quais são as tarefas diárias da receção. Procure perceber quais as tarefas que ocupam mais tempo e porquê. São tarefas mais exigentes que requerem muito tempo ou são tarefas simples, mas repetitivas como a confirmação por chamada das marcações do dia seguinte?

A receção acumula algum tipo de função além da gestão da agenda da clínica e atendimento dos pacientes? É uma questão de Recursos Humanos e é necessário adicionar mais um membro à equipa? Tente perceber quais são as “dores” da receção e de que forma pode melhorar o seu trabalho.

Automatize o que for possível

As agendas de papel são cada vez mais raras e deram lugar às agendas digitais dos softwares de gestão clínica. Isto significa que deve tirar o máximo proveito do seu NewSoft DS para otimizar o trabalho da receção.

• Consulte e faça rapidamente marcações na agenda normal do médico ou na agenda multi-médicos;
• Crie fichas de paciente através do Cartão de Cidadão;
• Procure vagas livres para consultas de última hora;
• Envie lembretes automáticos a relembrar a marcação de consulta;
• Fature rapidamente as consultas realizadas;
• Envie justificações ou outros documentos por e-mail
• Utilize as notas para deixar mensagens para os seus colegas;
• Facilite a comunicação com a equipa através do chat interno e muito mais.

Com o NewSoft DS a receção tem todas as ferramentas que precisa para realizar o seu trabalho num único “lugar”. Pode saber mais sobre o NewSoft DS neste artigo.

Recolha feedback regularmente

Ninguém tem mais ideias do que pode ser feito para melhorar o trabalho do que as pessoas que realmente fazem esse trabalho.

Faça reuniões regulares com os rececionistas para falarem do que está a correr bem e do que podem melhorar. Tenha em consideração as suas críticas e sugestões.

Este tipo de atenção irá ajudá-lo a detetar e a resolver os problemas mais facilmente. Ao mesmo tempo irá contribuir para uma equipa mais motivada, que sente que é ouvida e é uma parte importante da clínica.

Planeie o layout da clínica

Se estiver para abrir uma nova clínica, na fase de construção e decoração, tenha atenção ao layout da receção. A forma como o espaço é organizado tem grande impacto nos colaboradores, pois influencia a sua produtividade e nos pacientes, uma vez que afeta o seu conforto e “à vontade”. Deve planear um espaço confortável e harmonioso.

Conclusão

O trabalho da receção pode ser otimizado. Com estes conselhos, e especialmente com o NewSoft DS, todos os processos são simplificados e a receção tem mais tempo para se focar em tarefas mais exigentes e num atendimento mais cuidadoso dos pacientes.