Os Key Performance Indicators (KPI) são as métricas essenciais que a sua clínica deve analisar para perceber o seu estado atual. Está estagnada? Está a crescer? Só analisando estes dados é que consegue perceber o que está a correr bem e o que necessita de ser melhorado.
Neste artigo, falamos das 10 métricas de desempenho que não pode mesmo deixar de analisar na sua clínica dentária.
Receita
A receita diz respeito ao dinheiro que entra a partir da atividade principal de uma empresa. Isto significa que é o dinheiro que entra na clínica através dos serviços prestados aos seus pacientes.
Lucro
O lucro são os ganhos da clínica, após todos os outros custos terem sido deduzidos. Ou seja, é o que sobra da receita depois de todas as contas da clínica terem sido pagas (ex.: salários, impostos, despesas de água, luz, internet e custos de operações).
Custos fixos
Os custos fixos, como o nome indica, são aqueles custos que se mantém todos os meses, tais como os salários da sua equipa e a renda.
Taxa de aprovação de tratamentos
A forma mais simples de calcular a taxa de aprovação de tratamentos é dividir o valor dos tratamentos aceites pelo valor total de tratamentos apresentados.
Exemplo: Se propõe ao seu paciente 4 procedimentos que no total custam 300€, mas o paciente só aceitou 2 com o valor de 50€ cada, a sua taxa de aprovação é 100:300= 0,33 – ou seja, 33,33%.
Pode fazer este cálculo por paciente ou por dia, semana, mês ou ano. Se verificar que a taxa de aprovação não é muito alta, significa que tem de fazer algumas alterações, por exemplo, na forma como apresenta os planos de tratamento.
Valor Médio de Consulta
O valo médio de consulta é o valor médio gasto em cada procedimento, ou seja, no fundo é o valor médio que cada paciente gasta na clínica.
Para calcular este indicador, basta somar o valor faturado pelo número de episódios de consulta realizados.
Exemplo: Se numa semana foram atendidos 120 pacientes e gastaram um total de 8.000€, o ticket médio é 8000:120= 66,7€. Ou seja, numa semana, em média cada paciente gastou 66,7€ na clínica.
Pode calcular o valor médio da clínica, do médico ou até de uma especialidade. A lógica é sempre a mesma.
Número de pacientes ativos
Por pacientes ativos pode considerar aqueles que têm a próxima consulta agendada e aqueles que visitaram a clínica há menos de um ano.
Pacientes que já não visitam a clínica há mais de um ano são considerados pacientes inativos e deve contactá-los diretamente para que agendem uma próxima consulta.
Número de novos pacientes
Este indicador é um dos mais importantes para a atividade da clínica. Reflete, por exemplo, a capacidade de atingir novo mercado ou até o sucesso de determinadas campanhas de captação.
Assim, manter os pacientes existentes é extremamente importante, mas procurar novos clientes que tragam receita para a clínica também, especialmente porque grande parte dos procedimentos são tratamentos rápidos e de baixo investimento
Taxa de retorno
Como o nome indica, a taxa de retorno, refere-se aos pacientes que voltaram após a primeira consulta. Este indicador acaba por demonstrar a satisfação geral com os serviços da clínica.
Caso tenha um elevado número de pacientes que ficou apenas pela primeira consulta, talvez seja necessário rever o seu atendimento ou mesmo os valores praticados.
Número de pacientes no show
Os pacientes “no show” são aqueles que faltaram sem qualquer aviso. Em artigos passados já falamos da importância de estar a par deste número e como reduzi-lo.
Estas faltas prejudicam a clínica porque deixam uma vaga vazia que, por ser tão em cima da hora, já não consegue preencher com outro paciente. Isto significa que durante aquele tempo há um consultório vazio e um médico e assistente que não estão a produzir.
Como o principal motivo para estas faltas é o esquecimento dos pacientes, enviar lembretes de consulta ajuda-o a resolver este problema. Os lembretes de consulta permitem-lhe reduzir o número de pacientes que faltam sem qualquer aviso até 60%. Saiba mais neste artigo.
Referências
Um fator que deve analisar é a forma como os seus pacientes chegaram até à clínica. Alguém recomendou a clínica? Fizeram uma pesquisa nos motores de busca e viram o seu site? Viram um anúncio nas redes sociais? Seguem a página de algum dos seus médicos?
Esta informação, em conjunto com o indicador de número de novos pacientes, é essencial para saber em que canais vale mais a pena investir e aqueles que não estão a trazer retorno.
Conclusão
É indispensável que vá tendo estes KPI em consideração, fazendo uma análise não só anual, mas também mensal da sua clínica dentária. Estando a par da realidade da clínica, através da análise periódica destes indicadores, vai permitir-lhe tomar decisões de forma mais simples e assertiva.
Todas estas métricas são possíveis de analisar no módulo Estatísticas do NewSoft DS. Para além disso, pode também consultar vários outros relatórios e listagens no módulo de Relatórios Gerais para ter acesso a estas informações.
Caso necessite de saber os dados sobre alguma métrica não disponível no NS, contacte-nos para o ajudarmos a parametrizar os relatórios de acordo com as suas necessidades – os chamados Relatórios Específicos.
Se ainda não utiliza o NewSoft DS na sua clínica, agende já a sua demonstração em info@imaginasoft.pt e venha descobrir os planos e vantagens do nosso software!
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