Cobrar os serviços da sua clínica aos pacientes devedores pode ser um verdadeiro desafio. Se por um lado é necessário, por outro lado a sua clínica não quer ser indelicada e afastar o paciente ou causar uma impressão negativa.
Embora seja uma situação desconfortável, deve manter em mente que não está a fazer nada de errado. A sua clínica prestou um serviço e merece ser paga por isso.
Ainda assim, há formas menos invasivas e mais adequadas de cobrar os pagamentos em falta. Neste artigo partilhamos alguns conselhos para reduzir o incómodo dos dois lados.
1. Defina os planos de pagamento
Em primeiro lugar, é importante definir a forma como os pagamentos se processam na clínica e em que fases do tratamento.
Depois, é essencial que o paciente perceba exatamente todas as condições e prazos de pagamento antes de iniciar o tratamento, de forma a que não haja surpresas ou mal-entendidos depois de a clínica já ter prestado o seu serviço.
Ou seja, no momento em que estabelecer o plano de tratamentos para o paciente, aborde já todos os custos inerentes para que o paciente aprove um plano com que se sente financeiramente confortável.
Para maior segurança, o paciente e a clínica devem ficar com um documento assinado que detalhe toda a informação do Plano de Tratamentos, Orçamento Aprovado e métodos de pagamento.
2. Peça ao paciente para pagar
Dentro do consultório não deve abordar questões relacionadas com o pagamento. Essa função deve ser destinada a uma pessoa ou equipa específica e não ao dentista ou assistente.
Após a consulta, acompanhe o seu paciente até à receção e explique-lhe que é aí que irá fazer o pagamento e levantar a fatura/recibo de pagamento. Use um tom agradável e atencioso para que este se sinta confortável e não pressionado.
Seja logo a seguir à consulta ou depois, em muitos casos a falta de pagamento acontece por esquecimento do paciente, daí a necessidade de simplesmente pedir-lhe para pagar.
3. Ofereça diferentes métodos de pagamento
Hoje em dia, a sua clínica deve apresentar não só diferentes métodos de pagamento, como também diferentes modalidades.
Dinheiro, cartão de débito e MB Way são alguns dos métodos mais comuns. Quanto à modalidade, defina os prazos da cobrança (ex.: 50% quando o tratamento é iniciado e depois parcelas após cada consulta).
Imagine que o seu paciente não fez o pagamento até à data prevista. Neste caso deve falar com ele e perceber qual foi o motivo de forma a oferecer soluções de pagamento mais flexíveis. Pode, por exemplo, parcelar o valor total em dívida em mais prestações.
4. Use lembretes de pagamento
Antes de o paciente falhar um pagamento, informe-o de que o prazo limite para o pagamento se está a aproximar. Neste caso está a ser proativo e a agir antes de o paciente se tornar devedor.
Os lembretes podem ser feitos através de uma chamada de telefone, um SMS Reminder ou um e-mail.
Contudo, tenha em consideração o tom que utiliza nestes canais. Deve ser um tom que demonstre a seriedade da situação e uma certa urgência, mas que seja atencioso na mesma.
Informe o paciente que o prazo de pagamento para o tratamento (e relembre qual o tratamento) está prestes a terminar e fale sobre o valor em falta e a data limite, assim como os diferentes métodos de pagamento.
5. Não tenha receio de cobrar
Por fim, não tenha receio de cobrar os pagamentos em falta. Como mencionamos em cima, a sua clínica prestou um serviço e agora tem o direito de ser paga por isso.
Treine a sua equipa clínica para que a pessoa que trata destas questões utilize uma linguagem adequada e saiba lidar da melhor forma com a situação.
Esta pessoa tem de manter um balanço difícil: assertividade e empatia durante o processo. Em alguns casos a falta de pagamento vai dever-se a esquecimento. Porém, em certos casos vai ter de lidar com pacientes em situações financeiras delicadas e a conversa pode rapidamente tornar-se constrangedora ou emocional.
Outras formas de evitar que os pacientes se tornem devedores
Mais eficaz do que reagir, é prevenir. Isto significa que pode tomar medidas para tentar evitar que os pacientes se tornem devedores. Com o NewSoft DS e o Dashboard isso é possível.
O NewSoft DS permite-lhe configurar alarmes que o avisam quando uma fatura está prestes a expirar e ainda não foi paga. Desta forma, pode contactar o paciente e avisá-lo antes de ele ficar a dever à clínica.
Se mesmo assim o paciente não pagar, este passa a fazer parte de uma lista de “Devedores” que a clínica pode consultar para saber exatamente quanto deve e há quantos dias o pagamento está em atraso. Isto permite-lhe controlar de forma mais eficiente as contas da clínica e garantir a sua rentabilidade.
Além disto, a clínica pode selecionar um ou todos os devedores da lista e enviar-lhes uma mensagem a relembra-los que estão em dívida, assim como os dados para efetuarem o pagamento.
No Dashboard, também consegue analisar o saldo em dívida. Visualiza não só o valor total para a data em que definiu, mas também consegue ver o valor em dívida por paciente, juntamente com as suas informações de contacto.
Conclusão
Cobrar os pagamentos em falta não é fácil. Ninguém gosta de assumir o papel de cobrador, portanto o ideal é ter uma atitude proativa. Procure evitar que os pacientes cheguem a devedores com o NewSoft DS e com o Dashboard.
Esteja atento às novas tendências de pagamento e procure analisar o caso de cada paciente para lhe oferecer a melhor solução possível para os pagamentos em falta.
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