A gestão de stocks pode ser um desafio para a clínica, mas é um aspeto essencial para garantir a sua rentabilidade.
Uma gestão eficiente tem duas grandes vantagens: controlo do inventário e redução de custos. Neste artigo falamos de cada um destes aspetos e da alteração legal que vai entrar em vigor no início de 2023.
Controlo do Inventário
Se fizer esta gestão consegue garantir que nunca tem um determinado produto em excesso ou em falta. Desta forma, encontra um equilíbrio que tenha em consideração o espaço para armazenamento e os prazos de validade dos produtos.
Redução de Custos
Outra vantagem é a redução de custos de armazenamento e de encomendas e transporte. Ao planear a gestão de stocks, evita encomendar além da capacidade do armazém.
Por outro lado, pode prever as suas necessidades aproveitar promoções e encomendar produtos mais utilizados em maior quantidade.
Mais ainda, se encomendar ao mesmo tempo, acaba por reduzir os custos de transporte associados, pois diminui o número de viagens necessárias.
Alterações legais para 2023 – Inventário Valorizado
Além disso, a Autoridade Tributária (AT) implementou novas alterações legais que entrarão em vigor no início do próximo ano.
Além da comunicação de inventário, passará a ser necessário incluir a valorização dos produtos neles contidos, ou seja, vai precisar de comunicar não só as quantidades, mas também o valor de cada produto.
Se não tiver um software de gestão de stocks, vai ter de fazer a contagem física e o cálculo a 31 de Dezembro de 2022 e indicar esse valor de forma manual. Além de ser um processo muito mais difícil, irá demorar bem mais tempo do que se tivesse esta tarefa automatizada.
Como garantir uma gestão eficiente?
Um software de gestão de stocks vai facilitar imenso o seu trabalho. No entanto, para este funcionar corretamente, é necessário garantir um trabalho prévio que tem de ser bem feito e planeado.
Nesse sentido, sugerimos que implemente o seguinte processo:
Prepare
- Decida quem será o responsável por garantir o correto funcionamento do software;
- Discuta as necessidades e funções com o colaborador;
- Forme o colaborador na correta utilização do programa;
Analise
- Verifique todo o stock atual;
- Faça a parametrização de todos os produtos e fornecedores (esta tarefa vai demorar no início, mas depois irá facilitar e poupar tempo a longo prazo);
Execute
- Comece a utilizar o software para controlar os movimentos de stock;
- Dê baixa de produtos;
- Solicite novos produtos;
- Verifique os stocks mínimos e validades;
- Emita guias de transporte; faturas; e muito mais.
Saiba mais sobre as funcionalidades do NS Stocks aqui.
Avalie
- Analise o novo processo e perceba o que está a correr bem e o que ainda pode ser melhorado;
- Transmita o feedback aos responsáveis por este processo.
Conclusão
Se já tem o módulo NS Stocks não precisa de se preocupar porque na Imaginasoft já estamos a preparar essa alteração no seu software. Caso não tenha nenhum software, contacte-nos em info@imaginasoft.pt para uma demonstração gratuita e sem qualquer compromisso do NS Stocks. A gestão de stocks da sua clínica é uma parte essencial para o bom funcionamento da mesma!
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