O desempenho da sua equipa clínica depende de vários fatores. No entanto, a comunicação é uma questão essencial que pode ser facilmente melhorada e ter um grande impacto no funcionamento da clínica.
Neste artigo exploramos várias ações que pode implementar de forma a melhorar a comunicação e o desempenho geral de todos os membros da equipa.
Organize pequenas reuniões diárias
O conceito de “dailies” não tem de ser só nas grandes empresas tecnológicas. Organizar uma breve reunião de 15 minutos todos os dias de manhã antes de abrir a clínica ao público é uma ótima forma de definir as tarefas do dia e garantir que todos os membros estão alinhados.
Em termos de estrutura, pode começar por discutir as expectativas para o dia, necessidades da equipa ou pacientes e falar de alguma situação que não tenha corrido tão bem no dia anterior e como podem melhorar no futuro.
É importante que haja alguém responsável pela reunião para assegurar que não passam do tempo que definiram. Uma estratégia para garantir este controlo é fazer a reunião de pé, por exemplo.
Por fim, procure sempre terminar a reunião numa nota positiva para que todos comecem o dia entusiasmados e não stressados ou frustrados com o que foi conversado.
Defina reuniões de equipa regulares
As reuniões diárias são apenas para falar de coisas mais imediatas de uma forma geral. Para assuntos que exigem maior discussão e reflexão devem ser organizadas reuniões de equipa mais longas.
Estas reuniões devem ter uma estrutura bem definida em termos de tópicos a abordar e devem ser obrigatórias. Todos os funcionários devem estar presentes, por isso é essencial que seja planeada com antecedência e de acordo com os horários de todos.
A frequência com que faz este tipo de reuniões vai depender das necessidades e tamanho da equipa, dos objetivos que foram definidos e outros fatores. Sejam, quinzenais, mensais ou mais espaçadas, o importante é que todos possam comparecer e participar.
Crie espaços de feedback anónimo
Por vezes obter feedback real e honesto pode ser uma tarefa complicada. Os colaboradores podem ter receio de ser mal interpretados ou sofrer algum tipo de represália.
Uma forma de contornar esta situação é ao manter uma caixa de sugestões anónimas na clínica ou até criar um formulário online com esse propósito. O formulário pode estar sempre disponível, sem ser necessário qualquer tipo de login ou identificação dos respondentes, e todos os meses é feita uma verificação para analisar se tem sugestões novas.
Centralize a informação
Crie um espaço digital a que todos os elementos da equipa tenham acesso e onde possam registar anotações, listas de tarefas, instruções, boas práticas e qualquer tipo de informação que facilite a comunicação interna.
Este espaço pode ser utilizado também para registar situações negativas que tenham acontecido com pacientes, feedback positivo ou negativo de pacientes, assuntos não urgentes, etc. Esta listagem pode servir depois de guia para a organização da próxima reunião geral, devendo ser consultada antes da reunião pelo responsável pela mesma.
Esteja atento à forma como as pessoas comunicam
Além do discurso propriamente dito, os sinais não verbais como a linguagem corporal e expressão facial são essenciais numa boa comunicação. Esteja atento a estes elementos para confirmar que a sua mensagem foi bem recebida.
Por outro lado, quando está no papel de ouvinte, demonstre ativamente que está a prestar atenção e a entender a mensagem ao manter contacto visual, assentir com a cabeça, repetir parte da mensagem nas suas próprias palavras e até ao fazer perguntas, caso faça sentido.
Conclusão
Para garantir um dia-a-dia produtivo, é essencial implementar uma cultura de comunicação, feedback e transparência em que os valores de todos estão alinhados. Com estas ações a comunicação interna será mais positiva e o desempenho de todos irá certamente melhorar fruto de um ambiente de trabalho mais organizado e saudável.