Utilizar um software de gestão traz várias vantagens para a sua clínica. Desde a otimização dos processos internos da clínica, até à comunicação com o paciente há vários aspetos na cadeia de valor que são melhorados. Pode ler mais sobre as suas vantagens, neste artigo que publicamos recentemente.
O NewSoft DS é o software líder de mercado na área da Medicina Dentária e faz uma gestão de todas as áreas de trabalho da clínica. Neste artigo enumeramos algumas das funcionalidades do NewSoft DS, que pode não estar a aproveitar totalmente.
Agendamento de Consultas
O agendamento de consultas é uma das funcionalidades mais utilizadas. Contrariamente a uma agenda tradicional, o agendamento do NewSoft DS permite-lhe fazer uma consulta geral da informação por dia, semana ou mês. Com a agenda pode:
- Consultar as marcações por médico, especialidade e centro de custo;
- Definir tipos e estados de consulta;
- Criar períodos de inatividade, em que o médico não está disponível;
- Procurar vagas para agendamento de novos pacientes;
- Definir listas de espera por médico;
- Consultar e agendar consultas de controlo;
- Adicionar notas diárias para todos os utilizadores, para si ou para um colega;
- Identificar pacientes que requerem um aviso prévio da consulta, entre outras funcionalidades.
Processo do Paciente
A Ficha de Paciente dá acesso a toda a informação pessoal e clínica do paciente. Nesta área o médico pode consultar:
- Registo da Anamnese para consulta de alergias, estados fisiopatológicos e medicação frequente;
- Odontograma interativo;
- Exames radiológicos (Ortopantomografias);
- Orçamentos (em estudo, aprovados, não aprovados e concluídos);
- Histórico de tratamentos realizados ao paciente;
- Plano de tratamento;
- Documentos clínicos anexados;
- Faturação dos atos médicos.
Odontograma e Radiologia Digital
Através do Odontograma do NewSoft DS, o médico consegue definir o estado dos dentes (quer se trate de dentição definitiva, decídua ou mista), registar tratamentos e traçar planos de tratamento. Estes planos vão sendo atualizados ao longo do tempo para corresponderem à situação atual do paciente. O programa permite também definir o Periodontograma e fazer o diagnóstico periodontal.
O NewSoft DS também faz a integração com vários sistemas de Radiologia Digital. Esta integração, estabelecida através do Odontograma, permite-lhe aceder diretamente ao seu software radiológico, sem ter de abrir outra aplicação. Por sua vez, as imagens recolhidas ficam guardadas na Ficha de Paciente, podendo o acesso às mesmas estar limitado por perfil de utilizador.
Ainda nesta área, a Imaginasoft comercializa também uma gama de equipamentos da Owandy Radiology, um dos maiores fabricantes europeus de Radiologia Digital.
Orçamentação
A possibilidade de criar orçamentos adaptados às necessidades e condições de pagamento dos pacientes é outra das funcionalidades mais utilizadas. Estes podem ser criados a partir do Odontograma ou da Ficha de Paciente. Neste módulo consegue:
- Criar orçamentos-tipo;
- Definir estados do orçamento (em estudo, aprovado, não aprovado, concluído e lançado);
- Definir angariadores, situação financeira e situação do orçamento;
- Identificar tratamentos realizados e tratamentos por realizar;
- Copiar e clonar orçamentos de outros pacientes;
- Associar um financiamento ao orçamento, entre outros aspetos.
Faturação
A faturação é outra área essencial no que diz respeito à gestão clínica. O NewSoft DS está adaptado às especificações do processo de faturação das clínicas e organiza toda a contabilidade de pacientes e convenções. Além disso, o software é certificado pela Autoridade Tributária (AT) e disponibiliza o ficheiro mensal SAF-T, segundo as normas em vigor.
O acesso à conta-corrente de pacientes e convenções garante-lhe maior controlo sobre as prestações estabelecidas, tratamentos pagos e em dívida, assim como notas de crédito e débito realizadas.
Comunicação
Uma comunicação direta e personalizada com os seus pacientes é uma das vantagens de utilizar o NewSoft DS. Através do software clínico pode rapidamente enviar mensagens de texto (SMS) e e-mails automáticos aos pacientes que desejar.
Em adição, também pode enviar links para que o paciente responda ao questionário da Anamnese, a inquéritos de satisfação e outro tipo de informações como:
- Mensagens de aniversário;
- Agradecimentos a pacientes referenciadores;
- Avisos de alterações no horário ou funcionamento normal da clínica;
- Divulgação de promoções exclusivas; etc.
Análise Estatística
Perceber os centros de custo da clínica e analisar que melhorias podem ser implementadas deve ser uma atividade prioritária e regular da clínica. Só através da análise de dados e estatísticas é que a clínica conseguirá fazer uma gestão financeira eficiente. Com o NewSoft DS pode exportar vários relatórios sobre:
- Pacientes (número, dados demográficos);
- Taxa de pacientes ativos e inativos;
- Consultas (tipos de consultas, duração das mesmas);
- Tempo médio das consultas;
- Taxas de faltas;
- Tipos de referenciadores;
- Tempo de espera dos pacientes;
- Orçamentos (número de orçamentos aprovados; rejeitados; em espera);
- Total de produção, faturação e recebimentos.
Gestão de Stocks
O módulo de Gestão de Stocks é um módulo à parte, integrado no NewSoft DS por um valor extra. Este faz a gestão de todo o inventário da clínica. Algumas das funções em destaque são:
- Controlo da entrada e saída de produtos;
- Análise do inventário (quantidade de produtos, validades, valor);
- Emissão de requisições de produtos;
- Gestão de lotes de validade;
- Gestão de faturas e pagamentos a fornecedores.
Add-Ons NewSoft DS
Em suma, estas são algumas das principais funcionalidades do NewSoft DS. Por outro lado, como este está sempre a evoluir para acompanhar as exigências do mercado e as necessidades das clínicas e pacientes, foram criados Add-Ons.
Os Add-Ons são serviços extra que complementam o software e que permitem uma gestão ainda mais eficiente da clínica. Nesse sentido, destacamos os seguintes serviços complementares:
- App Médico, que pode ser utilizada para realizar novas marcações e desmarcações de consultas, assim como fazer o controlo da agenda em qualquer lugar e em tempo real;
- Dashboard que faz o controlo e gestão de toda a informação num único lugar;
- Fatura Eletrónica que possibilita o envio por e-mail de uma fatura eletrónica certificada digitalmente;
- Serviço de SMS Reminder com 500 créditos de SMS por mês;
- APP Tablet para preenchimento de consentimentos informados e questionários da anamnese por área clínica e/ou especialidade.