Como melhorar a rentabilidade da sua clínica?

Todos sabemos que estar ocupado não significa necessariamente estar a ser produtivo. Uma clínica em que cada colaborador parece estar demasiado atarefado, pode não ser sinal de produtividade, mas sim de falta de organização.

Por outro lado, fazer uma análise dos centros de custos e cortar despesas desnecessárias, também aumenta a sua rentabilidade.

No artigo de hoje falamos sobre como melhorar a rentabilidade da sua clínica para se manter a par de todas as tarefas e objetivos e gerir um negócio de sucesso.

Otimize o espaço da clínica para ser mais eficiente

O espaço em que trabalhamos tem uma grande influência na nossa produtividade. Quando estiver a planear o layout da clínica e dos consultórios tenha essa questão em consideração.

Garanta que os pacientes têm espaço suficiente para aguardar pelas consultas, mas também que os médicos ou dentistas têm uma área calma e confortável para reverem os processos de paciente e outras tarefas. Se possível, tente criar uma pequena área de lazer para os funcionários.

Melhore os canais de comunicação entre a clínica e o paciente

Hoje em dia, a forma mais comum de o paciente entrar em contacto com a clínica continua a ser uma chamada telefónica.

Primeiro, é importante que estes não tenham de esperar muito tempo para ser atendidos. Segundo, é fundamental que a pessoa com quem falam consiga responder corretamente a todas as suas questões e converter a pessoa em paciente.

O rececionista deve demonstrar empatia e ser capaz de ultrapassar as objeções ou receios do paciente. Perguntar ao paciente pelo problema, de forma a conseguir adaptar o discurso à situação é uma das formas de o fazer. Relembrá-lo de que uma boa saúde oral tem impacto na saúde como um todo e que a agenda da clínica é preenchida rapidamente são outras estratégias que pode usar.

Ligar para os pacientes após a sua primeira consulta para fazer um follow-up também é uma excelente forma de fazer o paciente sentir-se especial e aumentar a probabilidade de ele voltar.

Abandone o papel

Se a sua clínica continua a utilizar o papel para grande parte das tarefas, não está a ser produtiva ou rentável.

Além das informações preenchidas manualmente estarem mais suscetíveis ao erro humano, também há maior probabilidade de ser perderem ou serem mal arquivadas. Por outro lado, processos em papel também ocupam mais espaço e tornam o espaço mais cheio e desorganizado.

Outro problema é o facto de não ser prático para mais do que um colaborador consultar os registos do paciente ao mesmo tempo, prejudicando a colaboração da equipa.

Além de facilitar as tarefas de todos, ao passar para o digital, também reduz custos significativos.

Utilize um software de gestão clínica

Usar um software de gestão vai melhorar o workflow da clínica do início ao fim. Pode conhecer em detalhe as funcionalidades do NewSoft DS neste artigo.

Uma das grandes vantagens é o facto de facilitar a transição do papel para o digital que já falamos em cima. Um software permite-lhe enviar informações por SMS ou e-mail; fazer a prescrição de medicamentos eletronicamente; enviar orçamentos e faturas por e-mail e muito mais.

Outra vantagem muito importante é a melhoria da comunicação interna, especialmente entre a receção e os médicos.

Permita o agendamento de consultas online

Outra forma de otimizar os processos da clínica é permitir a marcação online de consultas. O público mais jovem é cada vez mais fã destas soluções e a clínica também ganha tempo com este tipo de integração.

Basta a clínica disponibilizar em tempo real o horário dos médicos para que o paciente consiga marcar diretamente a consulta nas vagas livres, de acordo com a sua própria disponibilidade.

Aposte na formação das equipas

Investir na formação dos colaboradores é essencial em qualquer empresa. Nas clínicas médicas ou dentárias isso não é exceção. Equipas bem organizadas, em que existe uma delegação de tarefas equilibrada são mais felizes e produtivas.

Por sua vez, funcionários satisfeitos atendem melhor os pacientes e melhoram a sua experiência. Consequentemente, pacientes satisfeitos têm mais probabilidade de continuar a voltar à clínica. Pode consultar o nosso artigo sobre manter uma equipa clínica motivada.

Faça escolhas mais sustentáveis

A sustentabilidade nas empresas é um tópico cada vez mais debatido. A Medicina Dentária também tem vindo a preocupar-se mais com esta questão, procurando desenvolver práticas mais sustentáveis.

Além de reduzir o impacto ecológico da sua clínica, consegue reduzir significativamente alguns custos e assim melhorar a sua rentabilidade.

Algumas mudanças muito simples que pode implementar são:

• evitar o desperdício de água, ao desligar a torneira da cuspideira dentária quando não estiver a usá-la;
• trocar as lâmpadas tradicionais por lâmpadas LED (embora o investimento inicial seja maior, a longo prazo compensa porque a sua eficiência energética é maior, duram mais tempo e poupa na fatura da eletricidade);
• enviar todos os documentos essenciais por e-mail em vez de entregar em papel (poupa na impressão e tinteiros);
• pedir ao paciente para preencher o questionário da Anamnese e consentimentos informados num tablet em vez de em papel.

Faça uma gestão de stocks minuciosa

Ter um bom inventário, sem stock a mais ou a menos é outra forma de melhorar a rentabilidade da clínica. Se fizer esta gestão de forma detalhada, consegue reduzir vários custos e aumentar a rentabilidade da clínica.

Com uma gestão eficiente preve antecipadamente as necessidades da sua clínica, compra em maiores quantidades certos produtos e aproveita possíveis promoções.

Pode saber mais sobre como fazer uma gestão de stocks eficiente neste artigo, onde também falamos dos benefícios do módulo de stocks do NewSoft DS.

Reduza o número de pacientes que falta às consultas

Apesar de haver outros motivos, a maioria dos pacientes falta às consultas porque se esqueceu que tinha uma marcação. Naturalmente que estas faltas sem aviso representam um custo para a clínica porque fica com uma vaga que já não consegue ocupar.

Ou seja, reduzir as faltas de pacientes também vai aumentar a rentabilidade da clínica. Para resolver este problema sugerimos o envio de lembretes de consulta através de mensagens de texto.

Assim, os seus pacientes são relembrados da sua marcação e têm a possibilidade de atempadamente confirmar ou desmarcar a consulta.

Saiba mais sobre o nosso serviço de SMS Reminder e como esta ferramenta pode ajudá-lo a manter um agendamento organizado.

Conclusão

Para melhorar a rentabilidade da clínica tem de equilibrar dois fatores: a produtividade dos colaboradores e a otimização de custos. Nesse sentido, existe sempre espaço para melhorar e, embora seja um processo longo, há pequenas mudanças que a sua clínica pode começar a implementar e que já vão fazer a diferença.

Esperamos que este artigo seja útil. Se gostou, aproveite para comentar e partilhar com os seus colegas.