Uma gestão de stocks eficiente é um dos aspetos mais importantes no funcionamento de uma clínica. Para se manter rentável, a clínica precisa de estar a par de todos os materiais que entram e saem, as quantidades de produtos e a sua localização.
Quais as vantagens?
1. Controlo da falta e excesso de produtos
Para a sua clínica funcionar de forma saudável, não pode correr o risco de necessitar de produtos que não estão disponíveis. No entanto, também não pode ter demasiados produtos parados em armazém, até porque a maioria tem um prazo de validade. Deve haver um equilíbrio.
Registe sempre todos os passos do processo de gestão no momento em que eles acontecem. Isto irá evitar erros mais tarde. Por exemplo, um produto nunca deve dar baixa do armazém para a clínica quando a sua entrada ainda não tinha sido registada.
Se não atualizar estas informações em tempo real, quando precisar de consultar estes dados não estarão corretos. Isto faz com que seja muito mais difícil fazer o controlo do inventário, a faturação, pagamentos aos fornecedores e outros aspetos.
2. Redução de custos
Ao controlar de forma regular o seu inventário, consegue poupar dinheiro nos custos de armazenamento e nas encomendas de novos produtos.
- Se tiver um armazém, otimiza esse espaço, pois não encomenda mais do que a capacidade do armazém. Por outro lado, também não encomenda a menos, deixando livre um espaço que está a pagar.
- Ao analisar as tendências e antecipar as suas necessidades de novos produtos, vai saber qual a melhor altura para encomendar e que produtos precisa. Assim, pode comprar os produtos que escoam rapidamente em maiores quantidades para obter descontos e aproveitar promoções.
3. Maior eficiência
A gestão de stocks, especialmente se for feita através de um software, aumenta a eficiência da clínica. Ao perceber quais os produtos mais utilizados e liga-los aos tratamentos de pacientes, consegue retirar conclusões sobre os tratamentos mais comuns.
Esta informação pode ser utilizada para tomar decisões sobre preços de tratamentos, lançamentos de campanhas baseadas nesses tratamentos e muito mais. Além disso, se a sua clínica tem uma redução de custos de logística, pode investir esse dinheiro noutras melhorias internas.
Como fazer esta gestão?
Hoje em dia, a melhor forma de fazer este controlo de inventário é através de um software de gestão de stocks. Além de automatizar este processo, reduz os erros e diminui a carga de trabalho para os responsáveis de logística. Em adição, permite um controlo em tempo real, mais seguro e eficiente.
O NewSoft DS faz uma gestão 360º da sua clínica e, como tal, tem um módulo extra apenas dedicado à gestão de stocks. Entre as várias funcionalidades deste módulo, destacamos a seguintes:
- Criação de fichas de produtos e fornecedores;
- Controlo dos movimentos de stock (entrada e saída de produtos e faturas em aberto);
- Monitorização da validade dos produtos;
- Baixa de produtos;
- Solicitação de produtos;
- Controlo dos movimentos de produtos entre centros de custo (ex.: do armazém para a clínica);
- Emissão de guias de saídas e de devolução;
- Criação de faturas através de encomendas;
- Elaboração de relatórios estatísticos.