A análise de dados tem um papel fundamental na gestão da sua clínica porque é através da interpretação destes dados que consegue retirar conclusões sobre a rentabilidade da clínica e tomar decisões de Gestão e Marketing.
Estas análises devem ser feitas de forma regular, com relatórios mensais e anuais, para que os gestores consigam perceber a evolução da clínica face a períodos anteriores. Dividimos em 4 grandes grupos alguns dos dados que deve analisar: Consultas; Pacientes; Orçamentos e Faturação.
Consultas
Em termos de consultas, deve manter o controlo do número de consultas realizadas, fazendo uma comparação entre o número de consultas que estavam marcadas e as que efetivamente aconteceram.
Considere as consultas que foram reagendadas ou canceladas e tente perceber o porquê, para saber como diminuir o número de desmarcações.
Outro indicador muito importante é o número de faltas. Se tem registado um número elevado de faltas sem justificação e acaba por ficar com aquele espaço livre na agenda, está a desperdiçar recursos financeiros. Saiba neste artigo o que leva os pacientes a faltarem a consultas sem avisar e como resolver esta questão.
Ainda no que toca a consultas, outro indicador interessante é o tipo de consultas realizadas. Foi uma primeira consulta? Uma consulta de controlo? Uma consulta para dar continuidade a um tratamento? Se tiver muitas primeiras consultas, mas poucos pacientes a voltarem à clínica pode significar que há algum problema no atendimento, daí ser tão importante fazer esta análise.
Analisar os tipos de tratamento mais comuns também lhe permite tomar decisões sobre que tratamentos precisam de ser mais divulgados e em quais deve fazer descontos especiais e em que alturas.
Mesmo em termos de gestão de stocks, ao saber que tratamentos são mais frequentes, consegue estimar as suas necessidades de compra e, assim, reduzir custos.
Os tempos de espera e a duração das consultas também devem ser analisados, pois ajudam a fazer um agendamento mais eficiente para que o paciente não tenha de aguardar demasiado tempo na sala de espera. Isto porque tempos de espera muito longos também afetam a satisfação do paciente e a probabilidade de uma próxima visita.
Pacientes
Relativamente aos pacientes, esta análise deve ser feita por um período de tempo mais extenso como, por exemplo, 1 ano. Em comparação com o ano anterior, quantos pacientes ativos teve? Ou seja, quantos pacientes marcaram uma consulta no último ano? Quantos já não fazem nenhuma marcação há mais de um ano? Quantos visitaram a clínica neste período, mas não têm uma próxima consulta marcada?
Esta avaliação vai permitir-lhe perceber que pacientes deve contactar para garantir que voltam à clínica e continuam os seus tratamentos.
Orçamentos
Os orçamentos são outra parte que necessita de atenção. Quantos orçamentos é que a sua clínica apresentou (durante um determinado período de tempo) e quantos foram aprovados? Se a taxa de aprovação for elevada, é ótimo. Se tiver muitos orçamentos por aprovar pode significar, por exemplo, que os preços apresentados não são adequados ao público que frequenta a sua clínica, sendo necessária uma revisão.
No entanto, devemos ter em atenção que existem fatores fora do controlo da clínica (como uma crise económica geral), que também podem afetar o poder de compra do paciente. Isto significa que temos sempre de analisar os dados em função do contexto atual.
Faturação
Finalmente, a faturação é outro dos aspetos que deve estar sempre em dia. Procure analisar não só o total de faturação e comparar com o mesmo período em anos anteriores, mas também analisar separadamente a faturação a pacientes e a convenções.
Outra análise essencial para manter a rentabilidade da clínica, é a do saldo em dívida. Ou seja, dos tratamentos que já foram faturados, mas que ainda não foram pagos. É um tratamento que envolve várias sessões e é pago sessão a sessão, apesar ter sido faturado de uma só vez? É importante perceber porque é que ainda não foram pagos para, se necessário, contactar os pacientes em dívida.
Como fazer esta análise de dados?
A resposta mais simples é através de um software de gestão clínica, como o NewSoft DS. Um software de gestão clínica faz estas análises de forma muito mais rápida e com uma margem de erro menor, o que facilita o trabalho dos gestores. No caso do NewSoft DS, este já tem um módulo de análise estatística que lhe permite exportar estas informações em documentos Excel.
Por sua vez, de forma a facilitar e automatizar ainda mais esta gestão foi criado o Dashboard – um Add-On do NewSoft DS. Pode conhecer em pormenor este e os outros Add-Ons neste artigo.
Através de KPI de informação, este serviço complementar apresenta num único ecrã toda a informação estatística com gráficos atualizados em tempo real. Este permite uma análise mais rápida, intuitiva e com mais filtros customizáveis. É uma ferramenta essencial para uma boa gestão e a informação já é organizada de forma ideal para relatórios e apresentações.
Para saber mais sobre o Dasboard e os outros Add-Ons do NewSoft DS, contacte-nos para uma demonstração em info@imaginasoft.pt
Em conclusão…
A parte administrativa e financeira de uma clínica pode ser um desafio, mas é importante manter o controlo sobre a mesma para perceber se a clínica está a ter sucesso ou não. Só com a análise de dados é que consegue fazer uma gestão otimizada e continuar a melhorar.